Silver Dragon Wargaming Blog

Weer een les geleerd: Waarom het belangrijk is om tijdig je events in te plannen.

Wat bij onze toernooien steeds beter gaat, hapert dit nog wel eens met onze big battles. Zo hadden we bedacht om eind juni een grote afscheidsbattle in te plannen voor het einde van de huidige editie van Age of Sigmar. Heel belangrijk, er waren een aantal hobbyisten met een goed een idee. De beschikbaarheid van de locatie was gecheckt en bevestigt. Alleen de interne promotie liep niet erg soepel; 'Toch nog even dit aanpassen', 'We zijn er mee bezig',  'Het komt er aan'... Allemaal kreten welke veelvuldig heen en weer gingen. Gevolg: uiteindelijk bleken er voor onze Big Battle in juni te veel afmeldingen.

Wat nemen we mee voor de volgende keer?

Tijdig communiceren met alle belanghebbenden. Wat bedoelen wij hiermee?

Vanuit Silver Dragon hebben wij grof gezegd 2 soorten events:

1: Onze toernooien

Dit is voor zowel clubleden als hobbyisten van buitenaf. Goede communicatie hier is belangrijk, omdat we bij toernooien ook hobbyisten proberen te bereiken wie niet perse in ons eigen communicatie netwerk zitten. Mond op mond reclame is en blijft hier één van de belangrijkste tools. Dus het start bij het tijdig aangeven wanneer een toernooi plaatsvind, gevolgd door het duidelijk communiceren hoe (en vanaf wanneer) hobbyisten zich kunnen inschrijven.

Het initiatief en de uitvoering van onze toernooien liggen bijna 100% bij ons Event Team (Arvid & Stefan).

Bij onze toernooien is vaak ook sprake van verschillende trofeeën. Dit kan in de vorm zijn van deelname certificaten, oorkonden, bekers, of bijv. waardebonnen. Ook zijn onze toernooien een belangrijke pijler in onze planning en mogelijkheden voor onze club (nieuw terrein, speelmatten en andere toebehoren).

-Wie organiseert het? (Bijna altijd ons event team).

-Hoe wordt het gepromoot? (Social media, netwerken, website).

-Zijn alle benodigdheden in orde? (Rulepack, terrein...).

2: Onze hobby events

Onze hobby events zijn bijna alle events welke buiten onze maandelijkse clubavond en onze officiële toernooien vallen. Denk hier vooral aan onze Big Battles voor Warhammer Age of Sigmar en Apocalypse battles voor Warhammer 40.000.

Onze hobby events worden in de eerste plaats georganiseerd voor en vanuit de eigen club. Vaak zijn deze wel toegankelijk voor mensen van buiten onze eigen spelersgroep, maar het initiatief en de uitvoering liggen 100% bij onze leden. Daarom is het dubbel zo belangrijk om bij het inplannen van bijvoorbeeld een Big Battle dubbel te checken of er genoeg hobbyisten zijn wie op de uitgekozen datum mee willen en kunnen spelen. Het voordeel bij onze hobby events is dat we dit vaak kunnen doen in onze WhatsApp, en vaak wordt er tijdens de clubavonden gepolst wie er kan en wil mee doen. Het gevaar zit er in dat wij bij onze hobby events soms wat te makkelijk denken 'het komt wel goed'. Net als bij onze toernooien moeten wij hier wel een vinger aan de pols houden.

-Wie organiseert het? (Verschillende hobbyisten, hierdoor wel belangrijk om vanuit het bestuur te coachen).

-Hoe wordt het gecommuniceerd? (Social media? Netwerken? Website?)

-Zij alle benodigdheden in orde? (Rulepack, terrein, specials...).

Dus...

Je ziet dus dat als we het hebben over het tijdig communiceren met alle belanghebbenden de focus iets anders ligt.

Bij onze toernooien doen we steeds meer ervaring op met 'good practice'. Voor, tijdens en na ieder toernooi is er een evaluatie om te kijken wat er goed ging, waar we kunnen verbeteren en hoe we verder gaan in de aanloop naar ons volgende toernooi.

Bij onze hobby events verloopt het hele proces anders; dit omdat het initiatief bij alle hobbyisten in onze spelersgroep kan liggen. Sommige weten precies hoe ze een event willen aanpakken, voor anderen is het misschien de eerste keer dat ze een idee willen uitvoeren. Onze belangrijkste les hier is dan vooral ook de interne communicatie op orde te krijgen. Klinkt heel zwaar, maar komt gewoon neer op de volgende stappen:

1: vet idee, heb je iets uitgewerkt?

2: is het idee duidelijk voor deelnemers?

3: is er in de spelersgroep gepolst of er genoeg animo/ deelnemers zijn?

4: is er een (voorkeurs) datum bekend?

Conclusie

Wij gaan heerlijk door met onze toernooien en events. Onze toernooi hebben continue de aandacht van ons event team en hier blijven we in door ontwikkelen. Onze events moeten we gewoon iets meer aandacht geven, maar de kracht van onze spelersgroep is juist dat iedere hobbyist bij ons in staat is om een idee tot uitvoering te brengen. Daarom kunnen we eind dit jaar in december ook volop gaan genieten van onze eerste nieuwe editie van 'Silver Dragon The Fang 2024'.

Tot onze volgende blog en hopelijk tot snel ziens tijdens één van onze vele activiteiten :)

   Rob - Silver Dragon Wargaming